Luanda - Infelizmente a nossa sociedade angolana, ainda se depara com algumas dificuldades em identificar o que é uma reunião? e o que é desperdiçar o tempo útil dos outros, devido a falta competências de condução de reuniões, de igual modo a falta de ferramentas e técnicas para que uma reunião seja planeada, estruturada e focalizada.

Fonte: Club-k.net

No entanto, convém definir o que é uma reunião e o que é um desperdiço de tempo. Para melhor situar os nossos leitores em relação o artigo retro citado. Uma reunião é um encontro aonde prevalecem vários desígnios como: partilhar informação, fazer planos, resolver problemas, tomar decisões, entre outros. Cujos intentos atrás referenciados, devem estar sustentados com ferramentas como: Liderança, Objectivo da reunião, agenda secreta, agenda explícita, inventário de condução de reunião, acta, folha de avaliação da reunião e técnicas como: Fazer uma boa introdução para situar os participantes; a introdução deve ser feita em função do tipo de reunião; manter o controlo da reunião, evitando os desvios dos objectivos de forma diplomática, focalizar a reunião em direcção aos objectivos, estabelecer compromissos em função dos resultados, marcar a próxima reunião com data, local e participantes.

Conseguintemente, para além das ferramentas e técnicas, existem outros elementos que poderão assegurar que será efectivamente uma reunião e não um desperdício de tempo como: Convocatória e anexos (se houver anexos).

Nesta senda, o moderador deverá ter em atenção os seguintes aspectos: Verificar se os tempos previstos para cada tema estão a ser respeitados e garantir o ritmo adequado da reunião, orientar a discussão e encorajar a participação, convidando explicitamente cada participante, se necessário, permitir a flexibilidade da agenda quando a necessidade surgir e for essencial para os objectivos da reunião, mas assegurar sempre que a hora de finalização seja respeitada, resumir a discussão e as recomendações no final de cada tema para confirmação e validação de todos.

Embora McCallister e Patterson, 1992, alega que não é possível definir uma fórmula que assegure reuniões bem-sucedidas, mais através destas ferramentas, técnicas e outros instrumentos é possível assegurar uma reunião planeada, estruturada, focalizada e que ajudam a responder as seguintes perguntas: Quando agendar uma reunião? Onde? Como começar e finalizar uma reunião no tempo previsto? Como desenhar uma agenda eficaz? Como manter a reunião na direcção desejada? Como lidar com participantes que falam demais? Como aumentar a participação do grupo? Como gerar soluções mais criativas? Como desenvolver o consenso?
Estas competências ferramentas e técnicas poderão evitar com que as pessoas digam: Perdi o meu precioso tempo, não entendi nada, não estava informado sobre a agenda.

Outrossim, McCallister ainda alega no manual de competências pessoais interpessoal e instrumentais teorias e prática que, reunião é uma ciência e uma arte que pode ser ensinada de modo a determinar o tempo necessário para uma reunião, o formato da reunião, as regras da reunião, os benefícios que trazem uma reunião bem estruturada e como avaliar se atingiu os resultados previstos ou não.